Organise event

Welcome to the Event City Linköping

An event is so much about feelings and personal experience that it is hard to describe with words. We can offer you, the organiser, a Linköping with many year’s experience, large target population, flexible arena capacity and great accessibility. But that little something extra that we can offer cannot be described in words, it must be experienced.

You are welcome to contact us for help in organising or creating a new event or taking an existing one to a new level. Send an e-mail to  event@visitlinkoping.se or go to "Contact us" for getting in contact with the Event Project Leader.

Linköping som arrangörsstad

Linköping är alltid tillgängligt, välkomnande och nära som arrangörsstad och kan erbjuda dig följande:

  • Professionella projektledare med stor erfarenhet av alla typer av event och möten
  • En kontakt som kan hjälpa dig med dina frågor kring allt från tillstånd till kringaktiviteter
  • Gångavstånd mellan arenor/kongresshall, hotell och restauranger och shopping
  • En levande, tillgänglig och öppen besöksstad med levande närings- och studentliv
  • En hel stad som vill och vågar satsa för att bli en av Sveriges tre främsta eventstäder 
  • Tillgänglig och nära stad med en central, internationell flygplats, E4 och täta tågavgångar från Malmö och Stockholm
  • Miljövänliga och effektiva transporter i lokaltrafiken och möjlighet till eventbussar
  • Betydande publikunderlag med nära en halv miljon i regionen och 80 % av Sveriges befolkning inom 40 mil.

Ett smakprov på vad vi tillsammans med Linköpingsborna har fått glädjen att uppleva och genomföra i Linköping under de senaste åren:

  • SM-veckan - nio arenor i hela Linköping
  • Musikhjälpen, Stora Torget
  • Melodifestivalen, Saab Arena
  • Handbolls-VM, Saab Arena
  • Lars Winnerbäck, Linköping Arena 
  • Kent avskedsturnépremiär, Saab Arena 
  • Red Bull Neptune Steps, Bergs slussar 
  • Elton John, Saab Arena 
  • Håkan Hellström, Saab Arena
  • Vallastaden Expo, Vallastaden
  • Marcus & Martinus, Saab Arena
  • Bonfire Festival, Stångebrofältet

Apply for authorisation

We know what you need to think about if you want to organise a public event in Linköping.

Public event
Here you will find information on what authorisations you need from the police for different types of public event. Link to the police website https://polisen.se/Service/Tillstand/

You will find the forms here: https://polisen.se/Service/Blanketter/Tillstand/

Contact information for the police in East Region 
Polismyndigheten
Region Öst
Box 345
581 03 Linköping
E-mail: registrator.ost@polisen.se

Serving food and drink 

If you wish to serve alcoholic beverages in conjunction with your event, you will find information about Linköping municipality’s regulations on serving permission here: http://www.linkoping.se/Miljo-halsa/Livsmedel/Serveringstillstand-alkohol/

If you want more tips or help on running your event in Linköping, please contact us: event@visitlinkoping.se
 

Arenas/venues

The whole of Linköping is our arena! Based on your needs, we propose the right selection of arenas in Linköping, whether you are looking for a facility for 10 or 25,000 visitors.

We will happily help you with a tailor-made proposal on marketing, project leading, accommodation and periphery events – all based on capacity needs and event type.

Contact us and we will tell you more about the stages in Linköping, event@visitlinkoping.se 

Tillstånd och Säkerhetsguide

För oss på Visit Linköping & Co är säkerhet under evenemang mycket viktigt, både för att visa på att evenemang som arrangeras i Linköping är trygga och säkra, och för att minska risken för olyckor. Därför har vi, tillsammans med Räddningstjänsten, Linköping kommun, Polisen, Länsstyrelsen och Miljö- och Samhällsbyggnadsförvaltningen tagit fram:
- en säkerhetsguide för evenemang (pdf) i Linköping med en särskild bilaga för publiksäkerhet (pdf) samt en mall för säkerhetsplanering (Pdf).

Det är vår förhoppning att guiden ska vara ett praktiskt verktyg som ger stöd för att tillsammans genomföra trygga och säkra evenemang i Linköping.

/files/Sakerhetsguide_ev_Lkpg.pdf
/files/Bilaga2_Mallsakerhetsplanering.pdf
/files/Bilaga1_Publiksakerhet.pdf

Tips för mer hålllbara evenemang

På Visit Linköping & Co arbetar vi för att skapa alltmer hållbara evenemang. Vi vill gärna att även du som evenemangsarrangör är med och bidrar till ett mer hållbart Linköping.

Linköpings kommun har i samarbete med Greentime tagit fram en checklista som kan hjälpa dig som evenemangsarrangör att agera mer hållbart i planerandet av ditt evenemang. Se checklistan som ett verktyg för att få struktur och som ett stöd för att skapa ett mer hållbart evenemang. 

Ladda ner checklistan här

Ansökan om bidrag för att arrangera ett event eller möte i Linköpings kommun

I Linköping gillar vi event och möten. Tillsammans med Linköpings kommun och näringslivet arbetar vi på Visit Linköping enligt våra Riktlinjer för besöksnäring och event, för att främja utveckling av besöksnäringen och för att skapa en stad som är attraktiv att bo och leva i men även att besöka. Här nedan kan du, som är behörig företrädare för din organisation eller förening, ansöka om bidrag för ditt event eller möte hos Eventgroup. Du ansöker genom att fylla i Ansökningsformuläret och bifoga den fullständiga budgeten för eventet eller mötet. Ansökan ska ha inkommit till Eventgroup minst tre (3) månader innan aktuellt event- eller mötesdatum. 

Eventgroup består av representanter från Linköpings kommun samt besöks- och eventnäringen. Läs nedan om hur du gör för att ansöka om bidrag.

Ansökan
>> Steg 1: Börja med att läsa Kommunövergripande tillämpningsanvisning för event och möten. För att kunna ansöka om bidrag måste samtliga krav under punkt 3 Krav på arrangörer av event och möten som söker bidrag, vara uppfyllda.

>> Steg 2: Fyll i Ansökningsformuläret och bifoga budgeten för eventet/mötet.

>> Steg 3: Invänta beslut från Eventgroup. 

Vid beviljat bidrag
>>Steg 4: Genomför eventet/mötet i enlighet med beslutet.

>>Steg 5: Begär utbetalning av beviljat bidrag genom att fylla i och skicka in Utvärderingsformuläret senast trettio (30) dagar efter genomfört arrangemang.

>>Steg 6: Utbetalning sker enligt beslut inom 4-6 veckor efter att utvärderingsformuläret inkommit.

Tack för att ni vill vara med och bidra till att göra Linköping till en av Sveriges främsta event- och mötesstäder!

Vid eventuella frågor eller funderingar, kontakta event@visitlinkoping.se.