5 vergadertrends om je door te laten inspireren

De behoefte aan persoonlijke ontmoetingen is nog steeds net zo groot, ondanks dat veel om ons heen wordt gedigitaliseerd. Het een sluit het ander echter niet uit, en een sterke trend binnen de ontmoetingsindustrie is juist dat digitalisering steeds meer ruimte inneemt.

Dit jaar investeren we ook meer in speelse activiteiten, interactie en meer nadenken over duurzaamheid als het gaat om ontmoetingen. Omdat we in constante verandering leven, kan het zowel belangrijk als noodzakelijk zijn om de trends te begrijpen en bij te blijven die zich door de jaren heen ontwikkelen. Hieronder hebben we een aantal sterke en groeiende trends verzameld die van groot belang zijn om in de gaten te houden in de ontmoetingsindustrie.

1. Het digitale wordt geïntegreerd in de fysieke ontmoeting

Digitalisering wordt niet langer gezien als een parallelle werkelijkheid naast de fysieke en analoge wereld, maar steeds meer mensen realiseren zich dat er slechts één werkelijkheid is waarin deze twee dimensies samenwerken. Dat stelt Ida Malmström, projectleider voor ontmoetingen bij Visit Linköping & Co, en geldt ook voor ontmoetingstrends waar het digitale steeds meer ruimte inneemt bij bijeenkomsten en evenementen.

Een sterke internetverbinding en toegang tot technologie zijn een vanzelfsprekendheid, maar zij stelt dat ondanks de sterke digitalisering het fysieke ontmoeten niet zal verdwijnen, maar juist zal aanvullen. Een inspirerend voorbeeld van digitalisering kan bijvoorbeeld een opzet zijn zoals TED Talks, waar presentaties of interviews vooraf opgenomen kunnen zijn of live worden uitgezonden vanuit een andere locatie. Dit kan een grotere variatie in de ontmoetingservaring bieden en betekent ook minder reizen voor sprekers.

2. De duurzaamheidstrend blijft groeien

Het wordt steeds belangrijker om je bijeenkomsten van begin tot eind duurzaam te plannen. Duurzaamheid kan op verschillende manieren tijdens het evenement worden benadrukt, bijvoorbeeld door middel van duurzame voeding, meerdere beurzen of bijeenkomsten op hetzelfde moment om de uitstoot van alle reizen te verminderen, en kortere reisafstanden van en naar het evenement.

Waarom laat je de deelnemers niet nadenken over hoe zij hun eigen klimaatimpact kunnen verminderen door bijvoorbeeld de ecologische voetafdruk op het lunchmenu te vermelden of de klimaatimpact van de aangeboden activiteiten gedurende de dag te rapporteren?

3. De maaltijd wordt een eigen activiteit

Jarenlang hebben we ons volledig gericht op wat er op het bord wordt geserveerd en wie het heeft bereid. Nu richten we onze aandacht op hoe het eten en drinken wordt geserveerd, bereid en gepresenteerd om bij te dragen aan het geheel tijdens het evenement. Eten is van groot belang voor de ervaring en door bijvoorbeeld een speciale menu samen te stellen voor de dag met een specifiek thema, geeft dat dat beetje extra.

Als jij en je bedrijf duurzaamheid bespreken tijdens je bijeenkomst, kan het bijvoorbeeld een goed idee zijn om een vegetarisch menu met lokaal geproduceerde voeding te serveren. Ook de gezondheidstrend houdt stand, waarbij de klassieke frisdrankperiode is verdwenen en is vervangen door simpel citroenwater of andere smakelijke alcoholvrije alternatieven.

4. Korte en efficiënte vergaderingen met meer interactie

Iets waar Daniel Fjäll, de eigen verkoper van vergaderingen van Linköping Concert & Congress, van overtuigd is dat het een grote vergadertrend wordt dit jaar, zijn korte en meer efficiënte vergaderingen. Hij stelt dat ieders tijd belangrijk is en dat je alleen zou moeten samenkomen als het werkelijk nodig is – niet alleen voor het doel ervan. Korte presentatiemethoden zoals pecha kucha, dat altijd 20 afbeeldingen bevat die in 20 seconden worden weergegeven, geven een presentatie van 6 minuten en 40 seconden – een perfecte tijd om het publiek alert en betrokken te houden.

Een ander voorbeeld zijn zogenaamde kampvuur-sessies, waarbij de presentatie ongeveer 20 minuten duurt en vervolgens wordt gevolgd door een even lang gesprek met het publiek waarbij de spreker ook gaat zitten. Het activeren van de deelnemers zodat ze niet alleen passieve toeschouwers zijn, is belangrijk! Maak gebruik van digitale tools zoals Mentimeter om je bedrijf te activeren, of eerlijke analoge activiteiten zoals posters maken of prototypen bedenken dragen bij aan meer interactie.

5. Nieuwe ruimtes voor activiteiten

De focus heeft eerder gelegen op de ruimte waarin het evenement plaatsvindt en de overige ruimtes hebben geen grote rol gespeeld. Nu echter staan alle ruimtes net zoveel in het middelpunt omdat activiteiten die buiten de vergaderruimte plaatsvinden minstens zo belangrijk zijn voor de totale ervaring. Dit kan bijvoorbeeld activiteiten- en interactieruimtes zijn met tentoonstellingen, stands met externe personen of de mogelijkheid om nieuwe technologieën uit te proberen.

Het plannen van activiteiten en verschillende soorten happenings zowel binnen als buiten de vergaderruimte maakt het publiek meer geïntegreerd en betrokken gedurende de dag. Waarom niet de dag beginnen met een stretchende yogasessie, een rondje hardlopen of rustige meditatie? Voor herstel en ontspanning gedurende de dag kunnen ook stille en rustige zones worden aangeboden waar de deelnemers kunnen neerstrijken voor een pauze.