5 tips för en lyckad konferens
Ska du arrangera en inspirerande kickoff för hela säljavdelningen eller sjösätta företagets nya hållbarhetsplan under två oförglömliga dagar? Ulf Rumar och Ida Malmström från Visit Linköping & Co vet vad som krävs för att skapa en lyckad konferens. Ta del av deras bästa tips!
— En bra konferens är hållbar, trygg och välplanerad, men det handlar också om att engagera och inspirera. Under en eller ett par dagar har du en unik möjlighet att bjuda dina deltagare på det där lilla extra: spännande möten, nya infallsvinklar och överraskande upplevelser, säger evenemangschef Ulf Rumar.
1. Engagera med teknikens hjälp
I lobbyn möts du av uppmaningen att fota dig och dina vänner mot en grönskande vägg och med hjälp av en QR-kod laddar du enkelt upp bilden. Några sekunder senare ser ni er själva segla förbi på den gigantiska storbildsskärmen och bli en del av det färgstarka kollaget som består av 600 leende konferensdeltagare.
— Med teknikens hjälp kan vi skapa aktiviteter som är både kul och relevanta. Du kan till exempel göra en enkel omröstning med mobilen och presentera resultatet nästan direkt, säger Ulf. Be att få prata med konferensanläggningens tekniker och bolla idéer med dem.
Ulf Rumar
2. Minimera matsvinnet
Att tänka på miljön är en självklarhet för de flesta, men visste du att matsvinn är en av de största hållbarhetsutmaningarna när det gäller konferenser? Och det är ett problem som växer – efter pandemin har antalet sista-minuten-avbokningar ökat drastiskt. Som konferensarrangör bör du ha en noggrann plan för hur du följer upp deltagarlistor och undviker sena avhopp.
– Tänk på att alltid höra av dig om du fått avbokningar, även om det är så sent som dagen innan och du inte kan få pengarna tillbaka. Uppvärmd mat måste vi tyvärr alltid slänga, men när det handlar om råvaror har vi möjlighet att skänka dem till organisationer som till exempel Stadsmissionen, säger Ida Malmström, projektledare på Linköping Konsert & Kongress.
Ida Malmström, Visit Linköping & Co
3. Be att få proväta
Hur planerar man en meny som tilltalar flera hundra personer? Ingen har sagt att det är enkelt, men en bra början är att fundera över vilken upplevelse du vill skapa. Kan maten spegla konferensens tema? Fruktigt, kryddstarkt, färgglatt, veganskt? Och hur vill ni sitta – klassiska långbord, runda bord eller bord placerade i fyrkant som vid en klassisk bröllopsdukning? Möbleringen kan aktivt bjuda in till fler spontana samtal.
— För många av våra uppdragsgivare är närodlade råvaror ett krav och allt fler väljer en vegetarisk meny. Vet man att det finns många entusiastiska köttätare bland deltagarna kan det förstås vara en utmaning, men ett bra tips är att be kocken bjuda på en provmåltid innan konferensen. Hos oss har vi fantastiska kockar som kan överraska och överträffa de flesta förväntningar, säger Ida.
Ida Malmström, Visit Linköping & Co
4. Tänk utanför cover-boxen
Sing along, stand-up eller en färgsprakande burleskshow? Glad country and western, ösig klezmermusik eller ett klassiskt coverband som kör allt från 60-tals låtar till 80-tals disco? När det gäller kvällsunderhållningen står du inför ett vägval – vill du överraska eller spela safe? Och väljer du att överraska blir nästa fråga ”hur?”. Vad vill du framkalla för känslor och vad kan just dina kollegor tänkas uppskatta?
– På kvällen har du stora möjligheter att ta ut svängarna. Mitt bästa råd är att ge det här valet lite extra kärlek och inte nöja dig med en förväntad standardlösning. Hur vill du göra just den här konferensen minnesvärd? säger Ulf.
Ulf Rumar, Visit Linköping & Co
5. Lyft alla säkerhetsfrågor
En säker konferens är en trygg konferens. Oavsett vilken typ av möte du ska arrangera är det bra att göra en riskanalys och diskutera de olika punkterna med konferensanläggningens projektledare. Lyft frågor som: Hur många nödutgångar finns det? Vad gör vi om brandlarmet går? Finns det HLR-utbildad personal på plats? Hur många hjärtstartare finns i byggnaden?
— På Linköping Konsert & Kongress är vi vana vid att jobba med säkerhet – vi arrangerade bland annat TV4:as Statsministerduell 2018, ett klassiskt högriskevenemang. Se alltid till att den anläggning du anlitar har den kompetens som krävs, säger Ulf.