5 tips för en socialt hållbar konferens
Ordet hållbarhet leder troligtvis dina tankar till klimatfrågor och hur vi ska gå tillväga för att skapa en bra miljö att leva i, men hållbarhet är mycket mer än bara det.
Faktum är att den sociala hållbarheten är minst lika viktig och ett nödvändigt perspektiv för att din nästa konferens ska vara en inkluderande och givande upplevelse för alla dina konferensgäster. Här kommer några av våra bästa tips på hur du kan planera för en mer socialt hållbar konferens.
1. Välj en plats som alla kan ta sig till
Om du ska planera en konferens och har gäster från olika delar av landet så kan det vara en bra idé att välja en plats eller stad som fungerar för alla dessa. Det kan självklart kännas som ett smidigt val att välja en av platserna, men är det verkligen lika smidigt för alla? Ge dina konferensgäster samma förutsättningar och samla dem på en plats mellan er! Ett bra exempel är om din organisation har kontor i både Stockholm och Göteborg – Vad finns där emellan? Linköping! Några tågbiljetter senare och ni kan mötas på mitten!
2. Tillgänglighet
Redan i planeringsfasen är det viktigt att ta hänsyn till alla deltagare med eller utan särskilda behov. Det gäller att tänka brett och tillgänglighetsanpassat med grundläggande medel som till exempel teckentolk, hörslinga eller ramper, men att inte enbart fokusera på eventuella funktionsvariationer. Kolla upp vad målgruppen är inför mötet och anpassa aktiviteterna för att alla ska känna sig inkluderade och accepterade. Oavsett kön, sexuell läggning, ålder eller etnisk bakgrund ska alla gäster känna sig välkomnade och därför kan det vara en bra idé att även informera personer som ska delta om era värdegrunder för att alla ska känna sig trygga och accepterade.
3. En meny för fler
På många konferenser brukar det finnas en hel del gäster med olika matvanor och specialkoster. Oavsett om det är ett eget val eller en allergi så förväntas samma kvalité på utbud. Varför inte redan från början välja en maträtt eller meny som funkar för fler? Om du till exempel väljer en vegetarisk eller vegansk meny så är ni fler konferensgäster som kan njuta av samma mat. Ett enkelt sätt att få fler människor att känna sig inkluderade. Läs mer om fördelar med vegansk mat här.
4. Tillåt alla att komma fram
Ska ni ha talare på er konferens? Planera för ett jämställt urval av talare för att få allas röst att bli hörd. Fokusera inte bara på kön utan även på ålder, etnisk bakgrund och kanske också roller inom organisationen. Frågor eller diskussion brukar vara en populär del av en presentation, men alla är inte lika bekväma med att ställa sig upp och tala inför en stor publik. En bra idé kan vara att erbjuda lyssnarna att skicka in frågor digitalt, på så sätt kan alla få svar på sina funderingar utan att behöva stressen att vara rampljuset.
5. Ta nytta av erfarenhet
Projektledare på konferensanläggningar finns där av en anledning. De är verkligen proffs på sitt jobb och gör sitt yttersta för att ni ska få en så bra konferens som möjligt. Om du har frågor eller funderingar på hur du kan göra din konferens mer inkluderande och välkomnande så ska du inte tveka på att be om råd. De kanske redan har hjälpt en tidigare arrangör med samma bekymmer som dig och är därför en jättebra källa för rådgivning och inspiration. Använd gärna vårt nedladdningsbara frågebatteri längst ner på sidan för att ta del av frågor som stöttar er och er projektledare både i planeringen och utvärderingen av er konferens.
Bonustips: Våga ta emot feedback och var öppen för förändringar
Om du är en van konferens-planerare så har du säkert koll på vad som har fungerat bra för din organisation tidigare konferenser. Men tro det eller ej – saker går oftast alltid att förbättra! Ge dina gäster och/eller medarrangörer chansen att utvärdera och ge feedback på konferensen för att kunna utveckla och skapa ännu mer givande konferenser i framtiden. Fokusera gärna på gästens upplevelse och inte bara frågor om innehållet. Hur kan ni göra nästa konferens ännu mer välkomnande?