3 viktiga tips för ett säkert möte

Det finns många saker att tänka på när man anordnar en konferens, kongress eller annat större möte. En av de viktigaste aspekterna är att arbetet bakom säkerheten är väl genomfört.

Säkerhet är ett stort begrepp och rymmer både stora och små satsningar för att genomföra ett så säkert möte som möjligt. Har du och ditt företag koll på vad ni kan vidta för åtgärder inför er nästa tillställning?

Längst ner på sidan kan du även hitta vår checklista kring säkerhet vid dina nästkommande möten. Vi rekommenderar att använda den både innan, under och efter mötet för att checka av att alla säkerhetsåtgärden är gjorda.

Börja med en riskanalys

Säkerhet handlar i stort om att alltid ha en handlingsplan och vara förberedd ifall någonting skulle hända. Genom att i god tid genomföra en riskanalys får ni bra översikt på sannolikheten för vissa oönskade händelser och vad konsekvenserna skulle kunna bli om de inträffade. Det kan vara allt från akut allergitillstånd, hjärtproblem, brand, hot & våld till informationsstöld och hackerangrepp. Har er målgrupp någon hotbild? och vad kan ni i sådana fall göra för att eliminera riskerna? Det är ni själva som bäst kan bedöma vad som är det mest aktuella på er lista över risker.

Med riskanalysen som grund kan ni sedan skapa en enkel säkerhets- eller krisplan, som kan vara ett viktigt stöd ifall det sker en oönskad händelse. Vilken är min roll? vad är min uppgift? vem äger ansvaret och på vilket sätt kommer jag i kontakt med den?

Om ni har gjort arbetet inför mötet så höjer ni er förmåga att hantera störningar under mötet. Riskerna har ju redan värderats och planen finns ju redan – då kan ni fokusera på att ha trevligt istället.

Ta reda på konferensanläggningens säkerhetsföreskrifter

Det är alltid en bra idé att ta del av den eventuella konferensanläggningens säkerhetsföreskrifter. Ni kan med fördel be om planritning för att ta reda på vart till exempel nödutgångar och hjärtstartare är placerade, men även för att se hur tillgänglig anläggningen är för utryckningsfordon vid nödsituation.

Ni kanske inte kan få tillgång till allt material, men personalen på anläggningen ska åtminstone kunna berätta och visa övergripande vilka säkerhetsåtaganden som gjorts och kan göras. Hur ser rutinerna ut vid ett oväntat olycks- eller sjukdomsfall? är personalen utbildad i HLR? och hur ser rutinerna ut på anläggningen vid ett strömavbrott?

Om ert möte har en föreläsare som kräver mycket skydd och säkerhet runt sig bör ni också fråga hur anläggningen samarbetar och samordnar säkerheten med en tredje part, till exempel väktare, ordningsvakter eller polis. Beroende på föreläsare eller gäst kan det också behövas genomgång och grundliga inspektioner av anläggningar för att minimera tänkbara risker i samband med mötet.

Förbered och informera deltagarna i förväg

Innan mötet kan det vara en god idé att informera alla deltagare om nödvändig säkerhetsinformation. Kanske har konferensanläggningen en app eller ett informationsblad deltagarna kan ta del av innan konferensen? Det kan till exempel vara bra att visa hur våningsplanen ser ut, om det råder nötförbud eller vart samlingsplatsen är vid en brandevakuering är. Det kan också vara bra att informera deltagarna om större säkerhetsåtgärder. Det kan till exempel vara ID-kontroller, metalldetektorer eller inspektion av väskor och dylikt vid större möten där höga säkerhetsåtgärden är ett måste. Informeras deltagarna om detta i förväg är alla förberedda på vad som förväntas av dem på plats.

Kontakta oss på Linköping Konsert & Kongress om du vill veta mer om hur du kan maximera säkerheten på ditt nästa möte! Du kan även använda vår checklista kring säkerhet vid dina nästkommande möten. Vi rekommenderar att använda den både innan, under och efter mötet för att checka av att alla säkerhetsåtgärden är gjorda.